Una venta es un regalo hasta que se cobra
La gestión estratégica del Ciclo de Cartera entre empresas, se constituye en parte fundamental del encadenamiento productivo de negocios de todos los tamaños, en todos los sectores de la economía. Además de ser un instrumento eficaz para potencializar las ventas, resulta ser la columna vertebral del crecimiento sostenido y la supervivencia porque de ella se deriva la liquidez del negocio para operar. Es por esto que resulta fundamental entenderlo en su real dimensión de ciclo económico que solo se cierra con éxito, con la sana recuperación de la cartera. Si falla este eslabón, la empresa se expone a desaparecer. Todos hemos presenciado casos de empresas que “venden muy bien” pero por falta de liquidez derivada de problemas en la recuperación de su cartera terminan en un escenario de quiebra, cierre o ley de insolvencia.
A continuación dos de nuestros invitados al Foro, todos con gran experiencia en el especializado mundo de la cobranza en modelos B2B, profundizan en tácticas para incrementar los niveles de efectividad y eficiencia en esta labor de cobranza, en un año por demás complejo. Hattieann Giraldo, Vicepresidente Comercial de Coface entidad Aseguradora de Crédito, nos comparte una mejor práctica en la recuperación de cartera, para alcanzar mayores niveles de efectividad, eficiencia y mejor balance riesgo rentabilidad:
Definitivamente en la experiencia de los años se adquiera una mayor destreza en la gestión de recuperación, pero lo que marca la diferencia es tener clara la cartera; ¿esto que significa? Primero se debe garantiza que la factura le llegue a la persona que es responsable de pago y que se haya cumplido el proceso administrativo previo, ya que muchas empresas requieren que se tenga un registro como proveedor y que la factura tenga vigente una orden de compra. También se debe conocer los ciclos o fechas de pago de la empresa a la que le estamos facturando – paga el primer viernes de cada mes o solo los segundo miércoles del mes-… estos son factores que incidirán en la programación de los pagos y que debemos tener en cuenta para llamar a gestión el pago – además permite que programemos nuestro flujo de caja como compañía.
Es indispensable confirmar la recepción de la facturación, especialmente por correo electrónico para tener un soporte adicional si está es entregada físicamente. Una vez hemos cubiertos todos los aspectos iniciales de emisión y entrega de facturación es necesario hacer un muy buen seguimiento y conocer el comportamiento de pagos del cliente. Ante cualquier retraso en el pago es muy importante informar al canal de venta para se involucre en el recaudo o compromiso de pago. Si esto aún no logra el objetivo del recaudo – no espere más – busque una alternativa de un tercero que le ayude a gestionar el recaudo. Entre más tiempo se tome en realizar una gestión de cobro más tiempo pensara el cliente que puede demorarse en pagarle.
El mensaje es claro: “esta empresa me espera un poco más”, hay otros que me presionan más, es a ellos a quienes le debo pagar primero para “no tener problemas”.
De esta manera queda claro que la gestión efectiva de cartera es un factor determinante para el funcionamiento adecuado de los ciclos comerciales que necesitan una óptima liquidez para operar de manera eficiente. Por su parte un solo incumplimiento en el pago fracciona la cadena de pagos, afectando el eslabón más débil: aquellos proveedores esporádicos o con los que la empresa no ha logrado fortalecer su relación comercial para llevarla al segundo nivel.
Guillermo Lesmes, exgerente de Medios de Financiación de Sodimac Corona, ahora gerente General de OpenCa$h también nos comparte su experiencia en mejores prácticas para alcanzar mayores niveles de efectividad en la cobranza:
“No cabe duda que el cliente le paga con mayor cumplimiento es al proveedor con el que mayor confianza tenga, y esto es en todos los sentidos, comercial, operativo, cartera, etc., y bajo este contexto la comunicación permanente entre el área de cartera y el cliente es fundamental, pues esto genera alertas tempranas desde el punto de vista de riesgo y además la cantidad de información y de oportunidades de mejora que se recogen en una gestión de cartera son invaluables y deben servir de insumo constante para mejorar la experiencia del cliente”.